Uzaktan Çalışan Ekiplerle Etkili İletişim Kurmanın En İyi 7 Yolu

Pandemi dönemi ile birlikte birçok şirket uzaktan çalışmaya başladı. Bu başlangıç şirketlere uzaktan çalışmanın avantajlarını fark ettirdi. Bu avantajları gören şirketler pandeminin bitmesine rağmen uzaktan çalışmaya devam etti. Uzaktan çalışma avantajlarının yanında dezavantajlarını da getirdi. Bu dezavantajından biri de yöneticilerin ve çalışanların birbirleri ile kurdukları iletişimin zayıflaması oldu. İyi iletişimin kurulamamsı ekip içi ve ekipler arası çatışmalara neden oldu. Bu çatışmalar ise iş verimliliği düşüşüne ve çalışan motivasyonu eksikliklerine neden oluyor. Kurumların bu zorlukları ortadan kaldırmaları için etkin iletişim stratejileri belirlemeleri gerekiyor. Bu yazımızda uzaktan çalışan ekiplerle iyi iletişim kurmanın en etkili yollarından bahsedeceğiz. Sizlerde burada yer alan ipuçlarından faydalanarak iletişim stratejilerinizi geliştirebilirsiniz.

1) Düzenli Toplantılar Yapmak

Bulunduğunuz sektöre, iş planınıza göre tarihi önceden belirlenmiş düzenli toplantılar yapın. Bu toplantıları en azından haftalık olarak yapmaya çalışın.

Her çalışanın haftalık hedeflerini paylaşın, çalışanların yaptıkları projelerde geldikleri noktaları öğrenin, çalışanların görevleri ile ilgili sormaları gereken soruları cevaplayın. Ayrıca her çalışanın diğer ekip üyelerinin hangi konular üzerine çalıştığını görmelerini sağlayın. Böylece işbirliği, şeffaflık ve gelişmiş iletişim olacaktır.

Tartışılacak herhangi bir çalışma planı olmasa dahi bu toplantıları gerçekleştirin. Toplantıların kısa sürmesi sorun olmayacaktır ama çalışanların İş yüklerini görmek, sağlıkları ve hayatlarında olan diğer her şey hakkında sohbet edebileceğiniz bir ortam olacaktır.

Bu toplantılar yeni ekip üyeleri için de diğer çalışanları tanıma onlarla iletişime geçmek için fırsatlar sunacaktır. Böylelikle yeni işe başlayanlarda kendilerini bir ekibin parçası olacak görecek işlerine daha hızlı adapte olabileceklerdir

2) Online Uygulamaları Etkin Bir Şekilde Kullanmak

Unutmayın ki çalışalar artık tek bir ofiste birlikte çalışmıyor. Her çalışan farklı yerlerde çalışıyor. Bu nedenle tüm çalışanların şirket çapındaki iletişim araçlarına erişimi olduğundan emin olun.

Kontrol panelleri, proje platformları, sanal organizasyon sistemleri, görüntülü toplantılar ve sanal ekip iletişim sistemlerinden hangilerini kullanıyorsanız çalışanların bu sistemlere ulaşabileceği cihazları olmalıdır.

Mümkünse, çalışanların kullanmak zorunda olduğu çeşitli platformları minimumda tutun. Şirket içi bilgilendirme ve proje yönetimi platformunuzu, çalışanlarınızın en sık kullandığı iletişim aracıyla entegre ederek, şirkette olup bitenlerden haberdar olma ve kendilerini daha bağlı hissetme olasılıklarını arttırın.

3) İki Yönlü İletişim Kurmak

Uzaktan çalışmada yüz yüze çalışmaya göre daha az bilgi akışı oluşur. Birlikte yenen öğle yemekleri, koridorlarda karşılaşma ya da bir kahve molaları olmayacağı için iletişim kurmak için özellikle zaman ve enerji harcamamız gerekir. Ayrıca yüz yüze iletişimdeki gibi mimik ve beden dilinden çıkarımlar yapılamayacağı için iletişimin doğru kelimelerle ve vurgularla yapılması gerekir.

Ekip içi çalışanların ve yöneticilerin birbirlerine doğrudan geri bildirim vermeleri gereklidir. Rutin olarak geri bildirim istemek, çalışanların duyulduğunu ve değer verildiğini hissetmesine yardımcı olur. Bu geri bildirimlerle harekete geçmek ise farklı konumlardaki ekip üyelerinin geri bildirimlerinin işe yaradığını görerek şirkete daha bağlı hissetmelerini de sağlar. Şirket genelindeki iletişimlerde önemli güncellemelerin paylaşılması da unutulmamalıdır böylece büyük değişiklikler veya yeni politikalar yürürlüğe girdiğinde kimse gözden kaçıramaz.

4) Teşvikler/Süprizler

İşe başlama aşamasında çalışanlara kendileri hakkında birkaç kişisel soru sormak (iş dışındaki favori aktiviteler, favori restoran vb.), daha sonraki motivasyon etkinliklerinde çok işe yarayabilir. Bu tür bilgilerin dahil olduğu çalışan profillerinin elinizin altında olması, uzaktaki ekip üyelerine hediyeler, maç biletleri veya diğer sürprizler gibi takdir paketleri göndermeyi kolaylaştırır. Bu sadece bir çalışanın işe daha bağlı hissetmesine katkıda bulunmakla kalmaz, aynı zamanda genel refahı ve morali de iyileştirir.

5) Tanımak ve Takdir Etmek

İnsanlar takdir edildiklerini ve tanındıklarını hissettiklerinde daha üretken olurlar ve işleriyle daha meşgul olurlar. Forbes Dergisine göre, işten ayrılmaların bir bölümü de çalışanların göz ardı edilmesinden kaynaklanmaktadır.

Çalışanların birbirini tanımasını sağlamak ve ekip içerisinde birbirlerine geri bildirim vermelerini kolaylaştırmak uzaktan çalışan ekiplerin verimliliğini olumlu yönde etkiler. Uzaktan Çalışmada ekip üyelerinin birbirleri ile iletişime geçeceği platformlar oluşturulması, kısa sohbetler edeceği zamanların yaratılması birbirlerini tanımalarına yardımcı olacaktır.

6) Kişisel ve Mesleki Gelişime Önem Vermek

Ofis içinde ve dışında çalışanları, kişisel ve profesyonel yaşamlarında mükemmelliğin peşinde koşmaya teşvik etmek, işyerinde daha yüksek bağlılık ve motivasyona yol açar. Çalışanlara işini geliştirebileceği iyileştirebileceği alanlar açmak, iyi çalıştıklarında yükselebileceklerini bilmelerini sağlamak verimliliği arttıracağı gibi aynı zamanda çalışanların şirketlerinde uzun yıllar çalışmasına olanak sağlayacaktır

7) Ekip Üyelerine Güvenmek

Kimse güvenilmediğini hissetmekten hoşlanmaz. Uzaktan çalışanlarınızın günün her saatinde tam olarak ne yaptığını bilmenin bir yolu olmasa da, önemli değil! Yapmak için işe alındıkları işi yaparlarsa o zaman her şey yolunda demektir. Uzun zamandır bize, üretken çalışanlar olabilmemiz için sabah 9'dan akşam 5'e kadar masalarımıza yapışık olmamız gerektiği öğretildi. O zaman geldi ve geçti. Verimli bir gün, onu yaşayan kişiye özgüdür. Çalışanlarınıza işlerini yapmaları konusunda güvenin ve ilerlemelerini izlemek için kontrollerinizi yapın.