İş Analizi Nedir? Nasıl Yapılır?

İş Analizi, bir işin en doğru şekilde yapılabilmesi için gerekliliklerinin detaylı bir şekilde araştırılıp, değerlendirilmesi sürecidir. İş analizi esnasında esas olan işin ihtiyaçları ve zorunluluklarıdır. İşin yapılabilmesi için çalışanın taşıması gereken özelikler, nitelikler ve eğitim düzeyi belirlenir. İşletmelerde yer alan her bir pozisyon için ayrı iş analizinin yapılması gerekmektedir.

İş analizinin teknik bir konu olmasından dolayı, iş analizini yapan kişilerin, belli bir bilgi birikimine ve iş deneyimine sahip olması gerekir. İş analizi yapan kişilere iş analisti denir. İşletmelerde iş analistleri çalışanlarından olabileceği gibi daha profesyonel ve objektif olacağı için çoğunlukla danışmanlık yapan kişilerden destek alınması tercih edilir.

İş analizi, insan kaynakları yönetiminin temelini oluşturmaktadır. İş analizleri sonucu ortaya koyulan veriler ışığında;
- işgücü planlamasının yapılması,
- uygun personelin işe alınması,
- gerekli eğitimlerin belirlenmesi ve verilmesi,
- performans değerlendirilmesi,
- personelin alacağı ücretin adil biçimde belirlenmesi sağlanacaktır.

Doğru ve objektif yapılmış iş analizleri sonucunda insan kaynakları yönetimi doğru kararları alabilecek bu da çalışan memnuniyetini ve bağlılığını arttıracaktır.

İş Analizi Nasıl Yapılır?

İş analizi, fiilen çalışan işçilerin iş başındaki çalışma davranışlarının objektif olarak ölçümüne dayalı olarak yapılmalıdır. İş analizi süreci 3 aşamada gerçekleştirilir. Bunlar;

1) Hazırlık aşaması,
İş analizine başlamadan önce hazırlık yapılmalıdır. Hazırlık aşamasında hangi bilgilerin toplanacağına karar verilmesi gerekmektedir. İşletmenin içinde bulunduğu sektöre, işletme büyüklüğüne, işletmenin mal veya hizmet üretme durumuna göre hazırlık yapılmalıdır. Bilgi toplama aşamasında 5N1K (Ne, nerede, nasıl, neden, ne zaman ve kim) sorularına cevap aranmalıdır. Bu sorulara örnek verecek olursak;
- Yapılan iş nedir? Bu iş neden yapılmaktadır?
- Bu iş hangi görevlerden oluşmaktadır?
- Yapılan işte çalışma ortamı nasıldır veya nasıl olmalıdır?
- Bu işte hangi alet ve araçlardan yararlanılmaktadır, kullanılmaktadır?
- Bu işi yapacak iş görende olması gereken eğitim düzeyi, tecrübe, yeterlilik, yetenek özellikleri ne olmalıdır?
- Bu işi veya işleri yapacak ilgili iş görenden beklenen performans düzeyi nedir?
- Bu iş için hangi seviye denetim gerekir veya gerekli midir?
- İşin risk boyutu ne durumdadır?

2) İş Analizi Bilgilerinin Toplanması
İş analizi veri toplama yöntemleri, anket, gözlem, görüşme ve iş görene yaptığı işler hakkında günlük tutturmak gibi yöntemler olabilir. Bunların dışında farklı yöntemler de kullanabilirler ya da bu yöntemler harmanlanarak da kullanılabilir.

3) İş Analizi Bilgilerinin Uygulanma Aşaması
Bu son aşamada iş tanımları, iş gerekleri ve iş standartları sistematik hale getirilerek yazılır. İş tanımı, iş analizinin sonucudur. Sonuç açık net ve anlaşılır biçimde yazılır. İş gerekleri, işi yapacak çalışanda olması gereken niteliklerin yazılmasıdır. İş standartları ise çalışanın ortaya koyması gereken performansı belirler. İş standartları sayesinde yöneticiler çalışanların performansını ölçebilirler.

İş Analizi Teknikleri

Firmalarda çalışan sayısı arttıkça ve yapılan işler daha detaylı ve teknik özelikler içerdikçe yapılması gereken iş analizlerinin de daha detaylı ve özelikli olması gerekmektedir. Bu durumda iş analistleri yaygın olarak kullanılan iş analizi tekniklerine başvururlar.

Başlıca iş analizi yöntemleri nelerdir? Dediğimizde ise şu yöntemler karşımıza çıkar.

MOST Analizi: “Misyon, hedefler, stratejiler ve taktiklerin (Mission, Objectives, Strategies, Tactics) baş harflerinden oluşur. İşletmelerin iç süreçlerini ve kültürlerini bu 4 maddede doğrultusunda inceler ve tanımlar.

PESTLE Analizi: Politik, Ekonomik, Sosyolojik, Teknolojik, Yasal ve Çevresel (Political, Economic, Sociological, Technological, Legal, and Environmental) anlamına gelir. Bu modelde iş analistleri, işletmelerin yeni bir sektöre ya da yeni bir pazara gireken karşılaşacakları dış faktörleri değerlendirir ve işletmelerin bunları nasıl ele alacaklarını belirler.

SWOT Analizi: Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) anlamına gelir. Bu analiz ile işletmelerin güçlü ve zayıf yönleri belirlenirken pazardaki fırsatlar ve tehtidler belirlenir. Bu bilgiler ışığında işletmeler sınırlı kaynaklarını doğru şekilde yönlendirir.

CATWOE Analizi: Müşteriler, Aktörler, Dönüşüm Süreci, Dünya Görüşü, Sahip ve Çevre (Customers, Actors, Transformation Process, World View, Owner, and Environmental) kelimelerinin kısaltmasıdır. İş kapsamında yapılacak bir eylemin süreçleri veya paydaşları nasıl etkileyeceğini belirlemenize yardımcı olur.