İnsan Kaynakları Süreçlerinde Dijitalleşme

Teknolojinin hayatımızın her alanında olduğu bu dönemde, işletmelerin iş süreçlerini geleneksel yöntemlerle yönetmek istemeleri sürdürülemez oldu. Geleneksel yöntemlerden dijital yöntemlere dönüşüm sektörden ve işletme büyüklüklerinden bağımsız olarak her alanda kendini gösteriyor. Bu alanlardan biri de insan kaynakları. Fakat yapılan son araştırmalar gösteriyor ki ülkemizde insan kaynakları süreçlerindeki dijital dönüşüm dünya ortalamalarının gerisinde kalıyor. Ancak önümüzdeki yıllarda insan kaynaklarında dijital dönüşümün hız kazanacağı ve tüm işletmelerin bu değişimi yakalayacağı ön görülüyor.

İnsan kaynakları süreçlerinde dijitalleşmenin hız kazandığı bu zamanda bizde bu yazımızda dijitalleşmeyi insan kaynaklarının 5 temel süreci üzerinden inceleyerek süreçlerin nasıl daha verimli hale getirilebileceğine değineceğiz.

İnsan kaynakları süreçlerinde dijitalleşme kısaca teknolojinin kullanımı yoluyla insan kaynakları yönetim süreçlerinin daha hızlı, daha verimli ve daha etkili bir şekilde gerçekleştirilmesidir.

İnsan kaynakları süreçleri, bir organizasyonda çalışan insanların yönetimini ve geliştirilmesini içeren bir dizi işlem ve faaliyetlerdir. İnsan kaynakları süreçleri genellikle şu beş ana başlık altında toplanır.

1) İşe Alım Süreci

Boş pozisyonların tespit edilmesi, ilanların hazırlanması, adayların aranması, mülakatların yapılması, işe alım kararlarının verilmesi ve yeni çalışanların işe alınması gibi adayların organizasyona dahil edilmesini sağlayan süreçleri kapsar.

İşe alım sürecinin dijitalleştirilmesi ise adayların elektronik olarak iş başvurusunda bulunmasına, adayların online sınavlara katılmasına, CV ve diğer belgelerin elektronik olarak saklanmasına ve adaylarla online mülakatlar yapılmasına olanak tanır.

İşe alım sürecinin digitalleşmesi işletmeler için başvuru ve değerlendirme süreçlerinde zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Örneğin, işe alım sürecindeki ilanlar dijital olarak yayınlanabilir ve adaylar elektronik olarak başvurabilir.

Dijitalleştirilmiş işe alım süreci, işe uygun adayların daha hızlı ve verimli bir şekilde seçilmesine yardımcı olur. Adaylar hızlı ve verimli bir şekilde değerlendirilebilir ve eleme süreci daha hızlı gerçekleştirilir. Ayrıca adayların CV'leri ve diğer belgeleri elektronik olarak saklanır ve adaylarla ilgili tüm bilgiler dijital olarak kaydedilir.

Dijitalleşme ayrıca adayların işe alım sürecindeki deneyimlerini de geliştirmesine olanak sağlayacaktır. Yani adaylar online olarak iş başvurusunda bulunabilecekler, online testlere katılabilecekler ve online mülakatlara katılabileceklerdir. Bu da adayların işe alım sürecinde daha keyifli bir deneyim yaşamalarını sağlayacaktır.

2) Eğitim ve Geliştirme Süreci

Bu süreç personelin eğitim ve geliştirme ihtiyaçlarının belirlenmesi, eğitim programlarının tasarlanması ve uygulanması, performans yönetimi ve geri bildirim süreçleri, kariyer planlaması ve geliştirme gibi süreçleri kapsar.

Eğitim ve geliştirme sürecinin dijitalleştirilmesi, günümüz teknolojisi ve dijital araçları kullanarak eğitim ve öğrenme süreçlerini daha etkili ve verimli hale getirme amacını taşır. Dijitalleşme, işletmelerde çalışanların yeteneklerini geliştirmek, yeni bilgiler öğrenmek ve işletmenin hedeflerine uygun olarak çalışmak için eğitim almalarını sağlamak amacıyla kullanılır.

Dijitalleştirme süreci, eğitim materyallerinin ve kaynaklarının dijital ortama aktarılması, sanal sınıflar, web tabanlı seminerler (webinar), e-öğrenme platformları, video konferans araçları, canlı yayınlar, interaktif öğrenme araçları, dijital simülasyonlar ve oyun tabanlı öğrenme gibi bir dizi dijital araçların kullanımını içerir.

Çevrimiçi eğitim ve geliştirme programlarına erişim, işletmenin tüm çalışanlarına kolaylıkla sağlanabilir. İnternet erişimi olan herkes, eğitim materyallerine erişebilir ve kendini geliştirebilir. Aynı zamanda çalışanlar bu eğitimleri kendi seçtikleri zamanda ve yerde alabilirler. Böylece işletmenin çalışma saatleri ve üretkenliği etkilenmez. Ayrıca bu dijital eğitim ve geliştirme programları işletmelerin eğitim maliyetlerini oldukça azaltacaktır.

3) Ücret Yönetimi Süreci

Personelin ücretlendirme, prim, ikramiye ve benzeri ödüllerinin belirlenmesi, zam ve maaş artışları ve özlük dosyaları gibi işlemleri kapsar.

Ücret yönetimi sürecinin dijitalleştirilmesi, şirketlerin çalışanlarının maaşlarının yönetimini daha verimli ve doğru hale getirmek için teknolojinin kullanımını içeren bir yaklaşımdır.

Bu yaklaşım, şirketlerin maaş bordrolarını elektronik olarak yönetmelerine olanak tanır ve manuel işlemleri ortadan kaldırarak hata riskini azaltır. Dijitalleştirme sayesinde, şirketler maaş bordrolarını kolayca hazırlayabilir, çalışanların zaman ve devamsızlık kayıtlarını otomatik olarak takip edebilir ve maaş ödemelerini hızlı ve doğru bir şekilde yapabilirler.

Ayrıca, dijital ücret yönetimi süreci, çalışanların maaş ve yan haklarının takibi konusunda şirketlerin daha şeffaf olmasını sağlar. Çalışanlar, maaş bordrolarını ve ödeme bilgilerini çevrimiçi olarak görüntüleyebilir ve sorularını veya endişelerini kolayca dile getirebilirler.

Dijital ücret yönetimi ayrıca, şirketlerin işletme maliyetlerini azaltmasına da yardımcı olur. Manuel işlemlerin ortadan kalkması, iş gücü maliyetlerinde tasarruf sağlar ve süreçlerin daha hızlı ve verimli hale gelmesi, şirketlerin zaman ve para tasarrufu yapmasına olanak tanır.

Sonuç olarak, ücret yönetimi sürecinin dijitalleştirilmesi, şirketlerin daha verimli, doğru ve şeffaf bir maaş yönetimi yapmalarına olanak tanır ve aynı zamanda işletme maliyetlerini azaltır.

4) İş Sağlığı ve Güvenliği Süreci

İş kazalarının önlenmesi, iş sağlığı ve güvenliği eğitimleri, işe uygunluk sağlanması, iş sağlığı ve güvenliği kanunlarına uyum gibi konuları kapsar.

İş sağlığı ve güvenliği sürecinin dijitalleştirilmesi, işyerlerindeki sağlık ve güvenlik uygulamalarını geliştirmek, takip etmek ve raporlamak için teknolojinin kullanılması anlamına gelir. Dijitalleştirme sayesinde iş yerlerindeki güvenlik önlemleri daha etkili hale getirilir ve iş kazaları ile ilgili daha kapsamlı bir veri toplama ve analiz edebilme imkanı sağlanır.

Dijital iş sağlığı ve güvenliği uygulamaları, işyerlerindeki tehlikelerin belirlenmesi, risklerin değerlendirilmesi, eğitimlerin verilmesi, işyeri denetimlerinin yapılması, kazaların raporlanması ve daha birçok konuda iş yerlerinin yönetimini kolaylaştırır.

Örneğin, işyerlerinde kullanılan dijital sensörler sayesinde, çalışanların maruz kaldığı tehlikelerin izlenmesi ve anında uyarılarda bulunulması mümkün olur. Ayrıca, iş yerlerindeki dijital kayıt tutma sistemleri sayesinde, işyeri güvenliği ile ilgili verilerin daha iyi izlenmesi ve yönetilmesi sağlanır.

Sonuç olarak, iş sağlığı ve güvenliği sürecinin dijitalleştirilmesi, işyerlerindeki güvenlik uygulamalarının daha etkili bir şekilde yönetilmesine ve çalışanların güvenliğinin daha iyi korunmasına yardımcı olur.

5) Ayrılık Yönetimi Süreci

Personelin işten ayrılma nedenleri, işten ayrılma işlemleri, işten ayrılmadan sonra yapılması gerekenler, çıkış görüşmeleri gibi süreçleri kapsar.

Dijital ayrılık yönetimi süreci, işten ayrılma talebinin alınması ve onaylanması, çıkış mülakatı, son maaş ödemesi, çalışanların varsa maaş ve tazminatlarının ödenmesi ve diğer işlemlerin yönetimini içerir. Dijitalleştirilmiş süreç, tüm bu adımları daha verimli hale getirerek, zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.

Bir diğer önemli avantajı, işverenlerin ayrılık yönetim sürecini daha şeffaf ve düzenli hale getirmesidir. Dijital bir sistem, işverenlere, çalışanların ayrılık sürecinin her aşamasını izlemelerine olanak tanır. Ayrıca, verilerin dijital olarak saklanması, işverenlerin ayrılık sürecinde ortaya çıkabilecek yasal sorunlara karşı daha iyi korunmalarını sağlar.